10月4・5日はデジタルの日｜電話メモの二度書きを減らす、最初の一歩

2026年10月2日 2026年10月4日

みかもデジタル

電話を受けて紙に書く。あとでパソコンの台帳に写す。さらに担当者へメッセージで送り直す。同じ内容を何度も書いている作業があれば、今年のデジタルの日は、その流れを一つだけ見直す日にしてみませんか。

デジタル庁は、毎年10月の第一日曜日・月曜日を「デジタルの日」、10月を「デジタル月間」としています。2026年は10月4日（日）・5日（月）です。みかもデジタルからは、小さなお店や会社でも検討しやすい、電話メモの整理方法を提案します。

最初に見るのはツール名より「どこへ写しているか」

実際の一件を思い浮かべ、受付から返答までを紙に書き出します。たとえば「受付メモ→担当者へ連絡→担当者が台帳へ入力→折り返し」。この例では、連絡したことと、台帳へ記録したことが別々になっています。

次に、各段階で誰が記録し、誰が確認するかを添えます。二度書きが必要な理由が「担当者が外出中だから」なのか、「紙しか見ない人がいるから」なのかで、合う方法は変わります。紙をなくすこと自体を目標にせず、現場で返答まで進められる方法を考えます。

試作するなら、次の項目で足りるかを確認します。これは設計例で、すべての業務にこの項目数が適するという意味ではありません。

「担当者へ送った」だけで返答済みにしないことがポイントです。対応する人が確認し、返答が終わったら状態を変える。入力画面を作る前に、この役割分担を決めておくと、道具を変えても運用を引き継ぎやすくなります。

全業務を同時に移さず、社内で合意した一種類の問い合わせに絞ります。まず架空の連絡先と用件で、受付、引き継ぎ、返答済みへの変更まで確認しましょう。担当者不在、内容の訂正、取り消しも試すと、通常時だけでは見えなかった手戻りが見つかります。

実データで使う前には、閲覧・編集できる人、保管場所、残す期間、元の運用へ戻す方法を決めます。顧客情報を含む電話メモを、導入候補のAIや外部サービスへそのまま入力して試すことは避けてください。

試した後は、転記の回数、聞き直しの回数、返答漏れの有無を確認します。効果の測り方を詳しく考えたい方は、AI導入の時短効果を測る記事も参考にしてください。時間短縮や売上向上は、道具を入れただけで保証されるものではありません。

A. 必ずしも必要ではありません。現在の道具と人数、権限管理で運用できるかを確認してから、開発が必要か判断します。

A. 残す場合は、どの記録を確認すれば最新の対応状況が分かるかを決めてください。二つの記録が別々に更新される運用は避けます。

A. 個人情報を除いた受付から返答までの流れと、転記している箇所を用意してください。実際の顧客名簿や認証情報を送る必要はありません。

みかもデジタルは、株式会社みかものDX事業部です。Web制作・運用、アプリ開発、AI活用、DX推進を相談できます。みかもデジタルの相談窓口から、減らしたい作業と利用人数をお知らせください。

2026年10月2日確認。出典：デジタル庁「デジタルの日」。10月4・5日は同庁の「第一日曜日・月曜日」の定義を2026年の暦に当てはめた日付です。本稿は国の認定・補助金・公式イベントへの参加を示すものではありません。