AIに古い料金を答えさせないために｜社内資料の適用日・対象・確認者の整理

「AIに渡した資料は合っているはずなのに、古い料金で回答された」。そんな行き違いを減らすには、文章の指示だけでなく、資料に適用日・対象・確認者・参照元を持たせることが役立ちます。徳島のみかもデジタルが、社内の案内資料を一枚から整える方法をご紹介します。

ファイル名が「最新版」でも、適用条件は伝わらない

料金表を更新しても、古いPDF、過去のメール、下書きの見積もりが一緒に残っていれば、どれを採用すべきか曖昧になります。更新した日と、その価格を適用する日は別の場合もあります。「9月に作成した資料」という説明だけでは、8月の問い合わせに使う条件か、10月の予約に使う条件かは分かりません。

案内の冒頭に置く、七つの欄

更新日も別欄で残します。社内用の資料なら、顧客へ見せてよい項目と社内だけで使う項目を分けてください。顧客名や契約内容を含む資料は、社内ルールと利用サービスのデータ取扱条件を確認してから扱います。

「営業時間」一欄で済ませない実例

みかもグループの公開案内では、ENEOS三加茂SSはセルフ給油24時間、スタッフ・電話対応は7:00〜19:00です。同じ住所にあるカースタレンタカー 西阿波みかも店は月〜土・祝7:30〜19:00で日曜休業。住所や電話が共通でも、サービスの受付条件は一致しません。

参照元はENEOS三加茂SSの公式店舗情報とみかもレンタカー公式案内です。資料の「対象」をサービスごとに分けると、「夜ならレンタカーの有人窓口でも受け取れる」という誤った案内を防ぐための確認点がはっきりします。

資料を直したら、五つの質問で確かめる

以下は社内確認用の質問例です。実在のお客様とのやり取りや、導入効果の測定結果ではありません。

• 通常条件：「このサービスを利用できる時間は？」
• 境目：「適用開始日の前日に申し込んだ場合は？」
• 対象違い：「同じグループの別店舗でも同じ条件？」
• 例外：「日曜・祝日や営業時間外は？」
• 情報不足：「資料にない割引や対応を求められたら？」

答えの正誤だけでなく、「根拠を示せるか」「不明を不明と返せるか」も確認します。質問、期待する答え、実際の答え、参照した資料を一行ずつ記録すると、改定後に同じ質問で再確認できます。五問に答えられたことだけで、すべての質問へ正しく答えられるとは判断しません。

古い資料の保管と、回答に使う資料を分ける

旧版は履歴として保管し、現在の案内に使う資料一覧から外します。過去の条件を確認する仕事では旧版も必要になるため、削除より「いつの条件として使うか」を明示する方法が向いています。担当者が変わっても、参照元と確認先を追える状態にしてください。

よくあるご質問

Q. 資料が何十本もあります。全部から始めますか？

A. 問い合わせの多いサービスを一つ選び、その案内と料金表から始めます。関連する旧版や例外の資料も同じ対象として確認します。

Q. AIへの指示を詳しく書けば資料整理は不要ですか？

A. 根拠資料の対象や適用日が曖昧なら、指示だけでは解消しません。資料の区別と、回答時の確認を組み合わせます。

Q. 公開情報だけなら確認者は不要ですか？

A. 公開後に古くなる情報もあります。営業時間や料金などを、誰がどの公式案内で確かめるか決めておくと更新しやすくなります。

みかもデジタルはWeb制作・アプリ開発・AI導入・DX推進を扱っています。相談の際は、みかもデジタルのお問い合わせフォームへ、「いま案内に使っている資料」と「間違えると困る条件」を、機密情報を除いた範囲でお知らせください。